Įstaigoje susibūrusi profesinė sąjunga įgis tos įstaigos darbuotojų atstovų teises (tarp jų ir teisę atstovauti darbuotojų kolektyvą sudarant kolektyvinę sutartį), kai ji pagal Lietuvos Respublikos profesinių sąjungų įstatymo (Žin., 1991, Nr. 34-933) (toliau – Įstatymas) 6 straipsnį bus laikoma įsteigta ir kai to paties įstatymo nustatyta tvarka įregistruos savo įstatus. Profesinių sąjungų įstatymo 6 straipsnis numato, kad profesinei sąjungai įsteigti būtina, kad ji turėtų: 1) ne mažiau kaip 20 steigėjų arba įmonėje, įstaigoje, organizacijoje steigėjai sudarytų ne mažiau kaip 1/10 visų darbuotojų (o 1/10 visų darbuotojų būtų ne mažiau kaip trys darbuotojai), ir profesinės sąjungos susirinkime yra patvirtinti jos įstatai bei išrinkti valdymo organai; 2) susirinkime patvirtintus įstatus; 3) išrinktus valdymo organus; 4) priimtą sprendimą dėl buveinės. Profesinė sąjunga laikoma įsteigta nuo tos dienos, kai įvykdytos aukščiau nurodytos sąlygos. Įstatymo 8 straipsnis „Profesinės sąjungos įstatai (statutas) ir dokumentų pateikimas Juridinių asmenų registrui“ numato, kad profesinės sąjungos arba jų susivienijimai teisės aktų nustatyta tvarka turi pateikti Juridinių asmenų registrui profesinės sąjungos įstatus (statutą) ir kitus dokumentus, patvirtinančius Įstatymo 6 straipsnyje išvardintų aplinkybių buvimą. Šio Įstatymas 8 straipsnio 2 dalies 6 ir 7 punktuose yra nustatyta, kad profesinės sąjungos įstatuose (statute) turi būti nurodyta visuotinio narių susirinkimo (konferencijos) kompetencija, sušaukimo tvarka, sprendimų priėmimo tvarka; valdymo organai, jų kompetencija, sudarymo tvarka, kolegialaus valdymo organo (jei jis sudaromas) narių ir pirmininko skyrimo (rinkimo) ir atšaukimo tvarka. Pažymėtina, kad Įstatymo leidėjas nedetalizuoja visuotinio narių susirinkimo (konferencijos) ir valdymo organų kompetencijos jų sudarymo tvarkos, kolegialaus valdymo organo (jei jis sudaromas) narių ir pirmininko skyrimo (rinkimo) ir atšaukimo tvarkos. Vienintelis Įstatymo reikalavimas, kad šie klausimai privalo būti nustatyti profesinės sąjungos įstatuose (statute). Vadovaujantis išdėstytu teigtina, kad įmonėje veikiančios profesinės sąjungos valdymo organų (tarp jų ir komiteto) rinkimo tvarka, jų sudėtis ir narių skaičius, taip pat asmenų, kurie nėra įmonės darbuotojai, rinkimo į juos tvarka nustatoma profesinės sąjungos įstatuose (statute). Pažymėtina, kad tokio draudimo Profesinių sąjungų įstatymo nuostatos nenumato. Darbų saugos specialistų nuomone, įmonės profesinės sąjungos komiteto sudėtį ir narių skaičių turėtų rinkti profesinės sąjungos visuotinis susirinkimas (konferencija) įstatuose nustatyta tvarka. Valstybės organams, darbdaviams, jų įgaliotiesiems atstovams, įmonės, įstaigos, organizacijos valdymo organams, administracijai, pareigūnams, politinėms partijoms ir kitoms visuomeninėms organizacijoms draudžiama kištis į profesinių sąjungų vidaus reikalus. Asmenys, trukdantys teisėtą profesinių sąjungų veiklą, atsako pagal įstatymus, kaip tai numatyta Įstatymo 3 straipsnio 2 dalyje.
Paminėtina, kad Įstaigoje susibūrusi profesinė sąjunga įgis tos įstaigos darbuotojų atstovų teises (tame tarpe ir teisę atstovauti darbuotojų kolektyvą sudarant kolektyvinę sutartį), kai ji pagal Lietuvos Respublikos profesinių sąjungų įstatymo ( Žin., 1991, Nr. 34-933) (toliau – Įstatymas) 6 straipsnį bus laikoma įsteigta ir kai to paties įstatymo nustatyta tvarka įregistruos savo įstatus. Profesinių sąjungų įstatymo 6 straipsnis numato, kad profesinei sąjungai įsteigti būtina, kad ji turėtų: 1) ne mažiau kaip 20 steigėjų arba įmonėje, įstaigoje, organizacijoje steigėjai sudarytų ne mažiau kaip 1/10 visų darbuotojų (o 1/10 visų darbuotojų būtų ne mažiau kaip trys darbuotojai), ir profesinės sąjungos susirinkime yra patvirtinti jos įstatai bei išrinkti valdymo organai; 2) susirinkime patvirtintus įstatus; 3) išrinktus valdymo organus; 4) priimtą sprendimą dėl buveinės. Pažymėtina, kad profesinė sąjunga laikoma įsteigta nuo tos dienos, kai įvykdytos aukščiau nurodytos sąlygos. Įstatymo 8 straipsnis numato, kad profesinės sąjungos arba jų susivienijimai teisės aktų nustatyta tvarka turi pateikti Juridinių asmenų registrui profesinės sąjungos įstatus (statutą) ir kitus dokumentus, patvirtinančius Įstatymo 6 straipsnyje išvardintų aplinkybių buvimą. Paminėtina, kad Įstatymas 8 straipsnio 2 dalies 7 punkte yra nustatyta, kad profesinės sąjungos įstatuose (statute) turi būti nurodyta valdymo organai, jų kompetencija, sudarymo tvarka, kolegialaus valdymo organo (jei jis sudaromas) narių ir pirmininko skyrimo (rinkimo) ir atšaukimo tvarka. Įstatymo leidėjas nedetalizuoja kokia tvarka bei sutartimi, t. y. darbo ar civiline sutartimi, yra įforminami teisiniai santykiai tarp profesinės sąjungos ir jos pirmininko, nes tai turėtų būti aptarta profesinės sąjungos įstatuose. Remiantis išdėstytu darytina išvada, kad Įstatymo nuostatos nenumato draudimo profesinės sąjungos pirmininku išrinkti asmenį, kuris nėra nei jos narys nei yra įmonės, kurioje ji įsteigta, darbuotojas. Taigi, jei profesinės sąjungos įstatuose yra numatyta, kad su išrinktu profesinės sąjungos pirmininku turi būti sudaryta darbo sutartis, tai ją turi su juo sudaryti pati profesinė sąjunga, o ne įmonė, kurioje ji yra įsteigta. Konkrečias darbo sutarties sąlygas, t. y. darbo laiką, darbo užmokestį ir kitas darbo sutarties sąlygas, turėtų nustatyti profesinės sąjungos narių susirinkimas.
DK 19 straipsnyje „Darbuotojų atstovai“ numatyta, kad atstovauti darbuotojų teisėms ir interesams bei juos ginti esant darbo teisiniams santykiams gali profesinės sąjungos. Jeigu įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje nėra veikiančios profesinės sąjungos ir jeigu darbuotojų kolektyvo susirinkimas darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijos neperdavė atitinkamos ekonominės veiklos profesinei sąjungai, darbuotojams atstovauja darbo taryba, išrinkta slaptu balsavimu visuotiniame darbuotojų kolektyvo susirinkime. Paminėtina, kad DK 147 straipsnio 1 dalyje yra nustatyta darbdaviu pareiga derinti su įmonės, įstaigos, organizacijos darbuotojų atstovais (DK 19 straipsnis) arba kolektyvinėje sutartyje nustatyta tvarka darbo (pamainų) grafikus. Pažymėtina, kad įstaigoje susibūrusi profesinė sąjunga įgis tos įstaigos darbuotojų atstovų teises (tame tarpe ir teisę atstovauti darbuotojų kolektyvą sudarant kolektyvinę sutartį), kai ji pagal Profesinių sąjungų įstatymo 6 straipsnį bus laikoma įsteigta ir kai to paties įstatymo nustatyta tvarka įregistruos savo įstatus. Profesinių sąjungų įstatymo 6 straipsnis numato, kad profesinei sąjungai įsteigti būtina, kad ji turėtų: 1) ne mažiau kaip 20 steigėjų arba įmonėje, įstaigoje, organizacijoje steigėjai sudarytų ne mažiau kaip 1/10 visų darbuotojų (o 1/10 visų darbuotojų būtų ne mažiau kaip trys darbuotojai), ir profesinės sąjungos susirinkime yra patvirtinti jos įstatai bei išrinkti valdymo organai; 2) susirinkime patvirtintus įstatus; 3) išrinktus valdymo organus; 4) priimtą sprendimą dėl buveinės. Pažymėtina, kad profesinė sąjunga laikoma įsteigta nuo tos dienos, kai įvykdytos aukščiau nurodytos sąlygos. Profesinių sąjungų įstatymo 8 straipsnis numato, kad profesinės sąjungos arba jų susivienijimai teisės aktų nustatyta tvarka turi pateikti Juridinių asmenų registrui profesinės sąjungos įstatus (statutą) ir kitus dokumentus, patvirtinančius šio įstatymo 6 straipsnyje išvardintų aplinkybių buvimą. Taigi, jei Sąjunga yra įsteigta Profesinių sąjungų įstatymo 6 straipsnyje nustatyta tvarka, t. y. ji turi pakankamai narių vykdyti savo veiklą, turi buveinę ir t.t., jos reikalavimas dėl grafikų derinimo yra pagrįstas. Atkreiptinas dėmesys, kad tuo atveju, jei įmonėje yra įkurta profesinė sąjunga Profesinių sąjungų įstatymo 6 straipsnyje nustatyta tvarka, tai šiuo atveju nėra reikalingas įmonės kolektyvo atstovavimo perdavimas, tačiau toks perdavimas būtų reikalingas tada, kai įmonėje veiktų ne viena, o kelios profesinės sąjungos.
DK 59 straipsnio 1 dalyje yra nustatyta, kad įmonės kolektyvinė sutartis yra rašytinis susitarimas tarp darbdavio ir įmonės darbuotojų kolektyvo dėl darbo, darbo apmokėjimo ir kitų socialinių bei ekonominių sąlygų. Įmonės kolektyvinė sutartis sudaroma visų rūšių įmonėse, įstaigose, organizacijose. Pažymėtina, kad kolektyvinės sutarties šalimis, remiantis DK 60 straipsnio 1 dalimi, yra įmonės darbuotojų kolektyvas ir darbdavys, kuriems, sudarant šią sutartį, atstovauja įmonėje veikianti profesinė sąjunga ir įmonės vadovas arba įgalioti administracijos pareigūnai. Jeigu įmonėje nėra veikiančios profesinės sąjungos ir jeigu darbuotojų kolektyvo susirinkimas darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijos neperdavė atitinkamos ekonominės veiklos šakos profesinei sąjungai, kolektyvinė sutartis gali būti sudaroma tarp darbdavio ir darbo tarybos vadovaujantis IX skyriuje „Įmonės kolektyvinė sutartis“ nustatytomis kolektyvinių sutarčių sudarymo nuostatomis (DK 60 straipsnio 4 dalis). Lietuvos Respublikos darbo tarybų įstatymo ( Žin. 2004, Nr. 164-5972) (toliau – Įstatymas) 3 straipsnio 4 dalyje yra nustatyta, kad įmonėje, kurioje dirba mažiau kaip 20 darbuotojų, darbo tarybos funkcijas įgyvendina darbuotojų atstovas, renkamas darbuotojų kolektyvo susirinkime. Darbuotojų kolektyvo susirinkimas yra teisėtas, kai jame dalyvauja ne mažiau kaip pusė įmonės darbuotojų. Darbuotojų atstovui, remiantis Įstatymo 3 straipsnio 4 dalimi, yra taikomos visos Įstatymo ir kitų įstatymų, norminių teisės aktų ir kolektyvinių sutarčių nuostatos, nustatančios darbo tarybos ir jos narių teises, pareigas ir garantijas, o taip pat teisė sudaryti su darbdaviu įmonės kolektyvinę sutartį, įmonės filialo, atstovybės ar struktūrinio padalinio kolektyvinę sutartį (Įstatymo 19 straipsnio 1 dalis 3 punktas).
DK 19 straipsnyje „Darbuotojų atstovai“ numatyta, kad atstovauti darbuotojų teisėms ir interesams bei juos ginti esant darbo teisiniams santykiams gali profesinės sąjungos. Jeigu įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje nėra veikiančios profesinės sąjungos ir jeigu darbuotojų kolektyvo susirinkimas darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijos neperdavė atitinkamos ekonominės veiklos profesinei sąjungai, darbuotojams atstovauja darbo taryba, išrinkta slaptu balsavimu visuotiniame darbuotojų kolektyvo susirinkime. Remiantis DK 18 straipsniu, atstovavimą esant kolektyviniams darbo santykiams reglamentuoja DK, o atstovavimą esant individualiems darbo santykiams – Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas, jeigu toks reglamentavimas neprieštarauja DK. Atstovavimas esant kolektyviniams darbo santykiams, remiantis galiojančiais darbo įstatymais, atsiranda be atskiro darbuotojo valios išreiškimo, jeigu toks subjektas ar asmuo atstovauja darbuotojų daugumos valiai. Tokio atstovavimo metu prisiimti bendri įsipareigojimai yra privalomi visiems darbuotojams, patenkantiems į tokių įsipareigojimų veikimo sritį, nors atskirai ir nesuteikusiems specialių įgaliojimų kolektyvinio atstovavimo subjektui (balsavo prieš kurį nors sprendimą ar apskritai neišreiškė savo valios). Šiuo atveju yra užtikrinami ir tam tikri darbdavio interesai, jam suteikiama garantija, kad darbuotojų daugumos prisiimti įsipareigojimai galios visiems darbuotojams. DK 60 straipsnio 1 dalis numato, kad įmonės kolektyvinės sutarties šalys yra įmonės darbuotojų kolektyvas ir darbdavys, kuriems, sudarant šią sutartį, atstovauja įmonėje veikianti profesinė sąjunga ir įmonės vadovas arba įgalioti administracijos pareigūnai. Remiantis šio straipsnio 4 dalimi, jeigu įmonėje nėra veikiančios profesinės sąjungos ir jeigu darbuotojų kolektyvo susirinkimas darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijos neperdavė atitinkamos ekonominės veiklos šakos profesinei sąjungai, kolektyvinė sutartis gali būti sudaroma tarp darbdavio ir darbo tarybos vadovaujantis šiame skyriuje nustatytomis kolektyvinių sutarčių sudarymo nuostatomis. Iš paminėtų DK 60 straipsnio nuostatų seka, kad sudarant kolektyvinę sutartį darbuotojų kolektyvą gali atstovauti darbuotojų atstovai nurodyti DK 19 straipsnyje. Lietuvos vyriausiasis administracinis teismas 2006 m. liepos 20 d. priėmė nutartį administracinėje byloje Nr. A2-1177-06 (toliau – Byla), kurios motyvacinėje dalyje teisėjų kolegija konstatavo, kad „pagal Darbo kodekso 19 straipsnį darbuotojų atstovai gali būti profesinės sąjungos bei darbo tarybos. Profesinės sąjungos darbuotojams atstovauja dviem būdais: 1) darbuotojams gali atstovauti įmonėje veikianti profesinė sąjunga; 2) darbuotojams gali atstovauti atitinkamos ekonominės veiklos šakos profesinė sąjunga, jeigu darbuotojų kolektyvo susirinkimas šiai profesinei sąjungai perdavė darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijas. Nagrinėjamu atveju pareiškėjo įmonėje nėra įsteigtos tos įmonės profesinės sąjungos. Kai kurie pareiškėjo darbuotojai yra profesinės sąjungos nariai, tačiau jie nėra įsteigę pareiškėjo įmonės profesinės sąjungos, bet yra įstoję į šakinę profesinę sąjungą – Jungtinę profesinę sąjungą. Kaip matyti iš pateiktų Jungtinės profesinės sąjungos įstatų bei kitų dokumentų, vadinamoji UAB „duomenys neskelbtini“ profesinė sąjunga nėra savarankiškas asmuo, nėra atskirai įsteigta profesinė sąjunga, o yra tik Jungtinės profesinės sąjungos padalinys, kuris negali būti laikomas profesine sąjunga Darbo kodekso prasme. Profesine sąjunga šiuo atveju laikytina Jungtinė profesinė sąjunga. Tačiau norint Jungtinę profesinę sąjungą pripažinti darbuotojų atstovu pareiškėjo įmonėje, būtinas pareiškėjo darbuotojų kolektyvo pritarimas dėl atstovavimo, nes ši profesinė sąjunga yra šakinė profesinė sąjunga. Kadangi Jungtinė profesinė sąjunga neturi pareiškėjų darbuotojų kolektyvo pritarimo dėl atstovavimo, todėl ji negali būti laikoma pareiškėjo darbuotojų atstovu Darbo kodekso 19 straipsnio prasme.“ Atsižvelgiant į Bylos aplinkybes bei vadovaujantis Byloje priimtos nutarties motyvais, darytina išvada, kad profesinė sąjunga, kuri nėra atskirai įsteigta, o yra tik kitos šakinės profesinės sąjungos padalinys, negali būti laikoma darbuotojų atstovu DK 19 straipsnio prasme. Profesine sąjunga tokiu atveju laikytina šakinė profesinė sąjunga, kurios padaliniu yra įmonės profesinė sąjunga. Tačiau norint šakinę profesinę sąjungą pripažinti darbuotojų atstovu tam tikroje įstaigoje, būtinas tos įstaigos darbuotojų kolektyvo pritarimas bei jo (kolektyvo) atstovavimo perdavimas. Jei šakinė profesinė sąjunga neturi tam tikros įstaigos darbuotojų kolektyvo pritarimo dėl atstovavimo, ji negali būti laikoma tos įstaigos darbuotojų atstovu DK 19 straipsnio prasme. Pažymėtina, kad sudarant kolektyvinę sutartį darbuotojų kolektyvą atstovauti turi įmonėje veikianti profesinė sąjunga ar darbo taryba, ar atitinkamos ekonominės šakos profesinė sąjunga (kai tokias funkcijas darbuotojų kolektyvas perduoda šakos profesinei sąjungai). Jei sudarant įmonės kolektyvinę sutartį darbuotojų kolektyvą atstovauja šakinė profesinė sąjunga, turi būti pateikiamas darbuotojų susirinkimo sprendimas, įformintas susirinkimo protokolu, susitarimu ar panašiai, tai yra, turi būti konkretus darbuotojų kolektyvo sprendimas, kad įstaigos darbuotojų kolektyvas, darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijas perdavė konkrečiai šakinei profesinei sąjungai, kuri yra darbuotojų atstovas pagal DK 19 straipsnio „Darbuotojų atstovai“ nuostatas.
Įmonės kolektyvinė sutartis, remiantis DK 59 straipsnio 1 dalimi, yra rašytinis susitarimas tarp darbdavio ir įmonės darbuotojų kolektyvo dėl darbo, darbo apmokėjimo ir kitų socialinių bei ekonominių sąlygų. Įmonės kolektyvinė sutartis sudaroma visų rūšių įmonėse, įstaigose, organizacijose. Įmonės kolektyvinės sutarties šalys yra įmonės darbuotojų kolektyvas ir darbdavys, kuriems, sudarant šią sutartį, atstovauja įmonėje veikianti profesinė sąjunga ir įmonės vadovas arba įgalioti administracijos pareigūnai. Jeigu įmonėje veikia kelios profesinės sąjungos, įmonės kolektyvinę sutartį sudaro jungtinė profesinių sąjungų atstovybė, kuri sudaroma profesinių sąjungų susitarimu, ir darbdavys. Profesinėms sąjungoms nesusitarus dėl jungtinės atstovybės sudarymo, sprendimą dėl atstovavimo priima darbuotojų susirinkimas (konferencija). Jeigu įmonėje nėra veikiančios profesinės sąjungos ir jeigu darbuotojų kolektyvo susirinkimas darbuotojų atstovavimo ir gynimo funkcijos neperdavė atitinkamos ekonominės veiklos šakos profesinei sąjungai, kolektyvinė sutartis gali būti sudaroma tarp darbdavio ir darbo tarybos vadovaujantis DK IX skyriuje nustatytomis kolektyvinių sutarčių sudarymo nuostatomis (DK 60 straipsnis).